privacy
Inleiding
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan. Ook de Vereniging Oud Ede (VOE) moet en wil hieraan voldoen; de vereniging wil dat de leden van de VOE een juiste en veilige omgang met hun persoonsgegevens als vanzelfsprekend kunnen beschouwen. Om aan te geven hoe de VOE met de persoonsgegevens van haar leden omgaat is dit protocol opgesteld.
Algemeen
01 Dit protocol is van toepassing op alle persoonsgegevens die de VOE van haar leden verwerkt.
02 Het lidmaatschap van de VOE is niet mogelijk zonder de VOE in staat te stellen de benodigde persoonsgegevens te verwerken. Door lid te worden of te blijven van de VOE wordt een lid geacht toestemming te hebben gegeven om zijn persoonsgegevens te verwerken.
03 Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen.
04 Om de leesbaarheid van dit document te bevorderen wordt “hem/hij” gebruikt als een enkel lid bedoeld wordt. Uiteraard worden hiermee zowel mannelijke als vrouwelijke leden bedoeld.
De Persoonsgegevens
01 De VOE gebruikt en verwerkt voor zover van toepassing en voor zover beschikbaar de volgende gegevens van haar leden:
a) voornaam en/of voorletters, achternaam, geboortedatum en geslacht;
b) adres, postcode, woonplaats en eventueel postadres;
c) telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekening- of IBANnummer(s);
d) gegevens van contributiebetaling en maatregelen van inning, gegevens; andere financiële gegevens zoals giften, (onkosten)-vergoedingen en dergelijke;
e) ingangsdatum en einddatum lidmaatschap, bijzondere lidmaatschapsgegevens zoals erelidmaatschappen, lidmaatschap van werkgroepen, bestuur, verenigingsactiviteiten.
02 De onder 01 bedoelde persoonsgegevens liggen vast in het ledenadministratiesysteem van de VOE en in de financiële systemen van de VOE. Deze systemen zijn en worden goed beveiligd door middel van gangbare antivirus- en firewall-software. De VOE beschikt ook over diverse, oudere verzamelingen van persoonsgegevens op papier. Deze gegevens worden veilig en afgesloten bewaard onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Derden hebben daartoe geen toegang.
03 De VOE beschikt ook over persoonsgegevens van niet-leden. Dit zijn over het algemeen persoonsgegevens vallend onder 01 – a) t/m c). Deze persoonsgegevens vallen ook onder dit protocol. Deze persoonsgegevens dienen enkel het doel waarvoor ze zijn verzameld.
04 De VOE maakt, verwerkt en gebruikt ook foto’s en ander beeldmateriaal waarop leden kunnen zijn afgebeeld. Het materiaal zal bij gebruik zorgvuldig worden beoordeeld op de privacy gevoeligheid ervan.
De Persoonsgegevens
01 Belangrijkste doel van het vastleggen van de persoonsgegevens is het voeren van een ledenadministratie zoals te doen gebruikelijk bij verenigingen. Dit houdt onder andere in:
a) beheren van de administratie van de VOE;
b) bijhouden van het ledenbestand van de VOE, haar vrijwilligersbestand, leden van
werkgroepen, (leden)deelnemers aan activiteiten;
c) verzorgen en distribueren van verenigingsblad De Zandloper;
d) verzorgen en distribueren van ledeninformatie;
e) onderhouden reguliere contacten tussen leden en vereniging;
f) het voeren van een financiële administratie, waaronder factureren en innen van contributies, registreren van giften en donaties, verwerken van onkostenvergoedingen;
g) organiseren van (leden)bijeenkomsten, waaronder het bijhouden van presentielijsten;
02 De persoonsgegevens van niet-leden worden slechts gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
03 Foto’s en ander beeldmateriaal worden voor uiteenlopende doeleinden binnen en buiten de vereniging gebruikt. Daaronder wordt mede begrepen het vertonen en publiceren van dit materiaal. Het materiaal zal bij dit gebruik zorgvuldig worden beoordeeld op de privacy gevoeligheid ervan.
Doelen van de Persoonsregistratie
01 De VOE bewaart de persoonsgegevens van leden gedurende het lidmaatschap, daarna in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap voor statistische gegevens over het verloop van ledenaantallen en dergelijke. Daarnaast kunnen deze gegevens gebruikt worden bij jubilea en bijzonder evenementen en gelegenheden.
Bij het bewaren, verwijderen en bewerken van de gegevens zal de VOE zich uiteraard houden aan de geldende wettelijke en andere voorschriften.
02 Foto’s en ander beeldmateriaal worden voor onbepaalde duur bewaard. Besluiten over bewaarduur, verwijdering en vernietiging van deze foto’s en ander beeldmateriaal worden door het bestuur genomen.
03 De VOE neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus, en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging en ongeoorloofd gebruik tegen te gaan.
Verstrekking Persoonsgegevens aan derden
01 De VOE deelt de persoonsgegevens die zij beheert alleen met derden voor zover dit voor een reguliere verenigingsactiviteit noodzakelijk is. Door lid te worden of te blijven van de VOE wordt een lid geacht toestemming te hebben gegeven om zijn persoonsgegevens hiervoor te gebruiken.
02 De VOE kan namen en afbeeldingen van leden gebruiken in haar uitingen op internet, zoals haar website of haar social media (Facebookpagina, Twitter etc.). De VOE streeft er naar hierbij zoveel mogelijk rekening te houden met de privacy van die leden.
03 De VOE zal geen persoonsgegevens delen met derden als het commerciële en/of marketingdoeleinden betreft. De VOE kan persoonsgegevens wel delen met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd verenigingsbelang, in verband met het lidmaatschap, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de vereniging rust.
04 Met derden waarmee de VOE overeenkomt dat zij persoonsgegevens van de VOE verwerken in opdracht van de VOE, zal de VOE een verwerkingsovereenkomst sluiten om te zorgen voor een zelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens van de (niet-)leden.
05 Buiten genoemde situaties verstrekt de VOE persoonsgegevens van haar (niet-)leden uitsluitend aan derden na uitdrukkelijke toestemming van de betreffende (niet-)leden.
Inzien, Aanvullen, Wijzigen of Verwijderen van Persoonsgegevens
01 Leden hebben altijd de volgende rechten:
a) Inzage in alle gegevens die de VOE van hem verwerkt of verwerkt heeft;
b) Aanvullen, wijzigen of verwijderen van gegevens die de VOE van hem verwerkt of verwerkt heeft;
c) Intrekken van toestemming om de gegevens die de VOE van hem verwerkt of verwerkt heeft te gebruiken;
d) Intrekken van toestemming voor het gebruik van foto”s en beeldmateriaal.
02 Het aanvullen, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens kan gevolgen hebben voor de dienstverlening van de VOE aan het betreffende lid/de betreffende leden, en op de mogelijkheid lid te blijven van de VOE. Hierover besluit in laatste instantie het bestuur.
03 Het inzien, aanvullen, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens kan worden aangevraagd bij de secretaris van de vereniging, of bij de ledenadministratie.
Bestuur Vereniging Oude Ede
t.a.v. De Secretaris
Postbus 8293
6710 AG Ede
Ledenadministratie Vereniging Oude Ede
Postbus 8293
6710 AG Ede
Slot
01 Als een lid de indruk heeft dat de persoonsgegevens ondanks alle genoemde
maatregelen niet goed beveiligd zijn, of dat er aanwijzing is van misbruik van gegevens dan kan hij contact opnemen met de Secretaris van de VOE. Op een dergelijke melding zal op zo kort mogelijke termijn gereageerd worden.
02 Bij klachten over het gebruik en beheer van persoonsgegevens of over dit protocol waar u niet uitkomt met de VOE zelf, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl